ZTD Reset – Überblick

August 12, 2009 um 8:28 pm | Veröffentlicht in leben, mobil, persönlich, technik | Hinterlasse einen Kommentar

Auf Twitter habe ich es die letzten Tage bereits angekündigt: Ich habe mein altes System komplett über Bord geworfen und von Grund auf neu begonnen. Warum? Mein altes System hat zwar funktioniert, aber es war einfach alles andere als optimal. Ja, ich habe meine Aufgaben erledigt bekommen, aber es war einfach nicht natürlich und ich habe meinen Arbeitsablauf, neu-deutsch: Workflow, einfach nie wirklich verinnerlicht. Es war schlicht und ergreifend nicht intuitiv für mich.

Die Zielsetzung

Wie sieht das neue System also aus? bevor ich dazu komme einige Sätze zu meiner Zielsetzung, die ich mit diesem System verfolge:

1. Möglichst wenig Inboxen. Je weniger Orte ich habe an denen neue Aufgaben und Material reinkommen kann desto leichter fällt es mir natürlich alle abzuarbeiten und auf null zu bringen, sprich alles im Griff zu behalten.

2. Einordnung leicht gemacht. Eine neue Aufgabe oder neues Material in die entsprechende Kategorie oder in den richtigen Kontext in meinem System einzuordnen muss schnell und leicht gehen. Es darf für mich einfach kein Nachdenken erfordern sondern muss intuitiv ablaufen.

3, Überblick behalten. Egal wieviel Aufgaben da sind, ich muss den Überblick behalten und darf nichts vergessen. Nichts soll hintern runter fallen.

4. Auf das Wesentliche konzentrieren. Das Wichtigste am ganzen System: Es muss mir fast automatisch dabei helfen die unwichtigen Dinge von vorne herein auszusortieren und mich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

5. Last but not least: Einfach, schnell, unkompliziert. Das Sammeln von Informationen und Aufgaben muss genau so schnell und einfach funktionieren wie das Übernehmen und einpflegen in die Hauptlisten. Wenn ich mir Gedanken darüber mache, wie und ob ich die Aufgabe oder die Info jetzt aufnehme und festhalte ist es schon wieder zu viel Aufwand.

Das System

So, jetzt also zum System an sich.

Die erste Inbox ist mein Moleskine in das ich alle neu anfallenden Aufgaben und Informationen eintrage und so festhalte. Stift und Papier sind da einfach ungeschlagen schnell und unkompliziert, selbst auf dem iPhone dauert es einfach zu lang.

Die zweite Inbox stellt mein Taschenbegleiter im A6 Format dar, er dient mir gleichzeitig auch als mobiler Dokumenten und Material-Speicher. Berufsbedingt brauche ich ein oder zwei Vordrucke immer wieder und auch so manches Referenzmaterial das sich nun mal nicht immer digitalisieren lässt. Diese Formulare und Materialien habe ich mobil im Taschenbegleiter dabei.

Die dritte Inbox ist natürlich E-Mail, in meinem Fall Thunderbird für Mac und das E-Mail-Programm auf dem iPhone, kurz gesagt: Mein Mobile Me-Account.

Mein universelles Ablagesystem ist Evernote, sowohl auf dem Mac, dem iPhone, im Web und auf dem Netbook. Hier landen alle Dokumente und Dateien drin, werden getaggt und in das entsprechende Notebook eingeordnet. Die wenigen Papierdokumente also meine analoge Ablage realisiere ich mit Classei-Mappen und Sammelordnern. Für mich das optimale, wenn auch nicht ganz billige, System.

Meine To-Do-Liste ist Things auf dem Mac und auf dem iPhone und wenn ich mir die angekündigten Funktionen so anschaue wird die ganze Sache bald noch sehr viel besser.

Der Workflow…

.. ist an sich sehr simpel und daher auch praktikabel. Alles was rein kommt landet im Moleskine wenn es analog ist, digital sofort im Mailprogramm, Evernote oder Thunderbird. Abends oder auch in Pausenzeiten wenn ich Zeit und Energie habe werden die Infos und Aufgaben vom Moleskine in Things und Evernote übertragen. Mindestens einmal die Woche gibt es eine Review und ein Preview, also Rückblick und Planung. „Mindestens“ deshalb, weil ich das auch mache wenn ich es gefühlsmäßig brauche.

Ganz wichtig: Bei der Aufnahme entscheide ich: Ist die Info/Aufgabe meine Zeit wert? Allein diese Frage filtert für mich schon mal grob geschätzt 70% – 80% der unwichtigen Dinge aus. Zu Beginn dachte ich dass das nicht reicht und ich aufwändigere, feinere Filter brauche. Es zeigt sich für mich jedoch, dass ich meiner Intuition und spontanen Einschätzung vertrauen kann, bei unsicheren Dingen nehme ich es erst mal auf und entscheide spätestens bei der Review/Preview was damit passiert.

To be continued

Das ist erst mal ein grober Überblick über mein System*, im Lauf der Zeit werde ich noch einige Details schreiben und auch Erfahrungsberichte hier bringen. Ich denke es wird funktionieren, aber ich bin gespannt :-)! Fragen, Anregungen usw. bitte in die Kommentare, ich höre mir immer gerne neue Impulse an. Je mehr ihr beitragt desto wertvoller wird dieser Beitrag. Wichtige Kommentare werden hier natürlich als Update eingebaut.

*Ursprünglich wollte ich hier gleich auch Bilder und Links einbauen, doch dazu fehlt mir aktuell die Zeit. Daher werde ich den Artikel mit den entsprechenden Links und Bildern nach und nach updaten, bis spätestens Sonntag Abend will ich das dann fertig haben.

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